L’avvento di Internet ha permesso, già più di vent’anni fa ormai, alle persone fisicamente distanti di avviare delle videoconferenze virtuali. Oggi queste tecnologie risultano estremamente utili in svariati campi della vita quotidiana, innanzitutto, facilitano determinati tipi di lavori (come quelli basati sulla metodologia AGILE e lo smart working), ma soprattutto ci permettono di mantenere rapporti consolidati con i nostri conoscenti o di instaurare dei nuovi rapporti interpersonali.

La videoconferenza è sicuramente la soluzione migliore per sopperire all’assenza del corpo legata alla comunicazione telematica. Insieme ad altri espedienti (come le emoticon) fa si che due o più persone distanti non soltanto comunichino ma riescano a trasmettere, in parte o in tutto, i loro stati d’animo attraverso le espressioni del viso, il tono della voce e altri aspetti caratteristici della comunicazione non verbale (altrimenti compromesse dal solo scambio testuale di messaggi).

Come strumento di lavoro o di studio la videoconferenza risulta molto utile per illustrare o presentare dei progetti o documenti: Zoom meetings, lo strumento che vedremo tra poco, permette non solo di mostrarsi in webcam all’interlocutore ma anche di condividere lo schermo del computer. Questo aiuta ancora di più a comprendersi e a chiarirsi, pur restando lontani, su presentazioni e documenti di lavoro.
Zoom.us, così come qualsiasi altro software simile (un po’ come funziona Skype, ad esempio), può essere usato non solo in ambito lavorativo: molti studenti o docenti lo utilizzano per comunicare tramite video, per svolgere dei lavori di gruppo a distanza oppure per ripetere in vista di un’interrogazione!

Prima però di mostrati come usare Zoom Meetings per fare videochiamate di lavoro e non solo, procediamo per step partendo dall’inizio!

Come scaricare e installare Zoom

Zoom Cloud Meetings è la piattaforma più utilizzata per effettuare meeting e, in generale, per seguire delle lezioni a distanza. Con Zoom puoi fare davvero tantissime cose, come lavorare da remoto, effettuare chiamate di lavoro e videoconferenze, fare dei webinar e condividere lo schermo del tuo computer. La maggior parte delle sue funzionalità sono gratuite, ma per effettuare dei webinar con un numero elevato di partecipanti è necessario avere l’account a pagamento (con il piano gratis potrai invitare comunque fino a cento partecipanti per una durata totale di quaranta minuti).

Se non hai troppe pretese, il piano gratuito di Zoom va più che bene perché ti permette ugualmente di attivare l’audio o la webcam, utilizzare la lavagna interattiva e i partecipanti possono condividere i loro schermi contemporaneamente.  A questo si aggiunge la possibilità ai partecipanti di prendere il controllo dello schermo e utilizzare comodamente le annotazioni sullo schermo condiviso. Inoltre, il piano gratis permette di registrare il webinar e usare la chat durante la videoconferenza.

Prima di scoprire come usare Zoom devi però fare il download e installare il programma sul tuo pc (clicca qui per visitare il sito ufficiale) oppure scaricare l’app per smartphone dallo store per il tuo sistema operativo! Una volta scaricato Zoom, non ti resta che installarlo seguendo i passaggi mostrati a schermo (la procedura è semplice e non presenta particolari difficolta). Una volta installato, Zoom è pronto per l’uso.

Come fare chiamate gratis con Zoom

Adesso che hai scaricato l’applicazione non ti resta che scoprire come utilizzarlo nell’ambiente lavorativo o scolastico. Zoom può essere utilizzato in due modi:

  1. Si può partecipare ad una videoconferenza organizzata da un collega di lavoro, da un cliente, da un docente o da un amico;
  2. Si può fare da host e, quindi, essere l’organizzatore in prima persona della riunione o della lezione da tenere, invitando gli altri a partecipare.

Chi crea o partecipa ad una teleconferenza ha a disposizione diversi strumenti che gli permettono di fare tantissime cose. Si può attivare e disattivare il proprio audio o video, scegliere di condividere lo schermo e se avviare una chat con i partecipanti. Zoom permette anche di schedulare una chiamata o videochiamata ciò significa che si può programmare un evento ed invitare gli utenti a parteciparvi.  Si può anche usare Zoom per registrare una lezione e condividerla con tutti gli studenti.
Per usare Zoom devi, innanzitutto, registrarti: puoi farlo inserendo la tua e-mail oppure tramite account Google o Facebook. Dopodiché non resta che compilare il modulo per la registrazione. Una volta che hai scaricato l’applicazione puoi iniziare ad utilizzare la piattaforma!

Come fare videochiamate con Zoom

Per partecipare ad una videoconferenza non è necessario che tu abbia scaricato l’applicazione, in quanto Zoom ti consente di accedere ad una videoconferenza in qualsiasi momento. In questo caso, se si riceve un invito sottoforma di link solamente è possibile usare Zoom.us senza necessariamente installare o scaricare l’app ma usando il web browser. Aprendo il link infatti bisognerà rifiutare l’invito a fare il download per vedere il messaggio che invita a prendere parte al meeting tramite browser.
In alternativa se hai scaricato l’applicazione basta andare su Zoom e cliccare su “Join a Meeting” per partecipare ad una conferenza attiva. Una volta cliccato su “Join a Meeting” ti verrà chiesto l’ID del meeting che hai ricevuto per email o da un’altra parte. Puoi decidere se attivare o disattivare l’audio e anche il proprio video. Disattivare il video è importante affinché si ottengano prestazioni migliori per il relatore.

Come fare una videoconferenza di lavoro su Zoom

Per avviare una videoconferenza su Zoom da computer dopo aver installato il programma devi:

  1. Andare su Zoom e fare tap su “Sign In”;
  2. Inserisci le tue credenziali di accesso;
  3. Fai tap su “New meeting”;
  4. Invitare i partecipanti;
  5. Una volta che hai ricevuto il link o l’ID del meeting non devi fare altro che condividerlo con tutti i partecipanti.

In alternativa, puoi anche decidere di avviare una videoconferenza dal tuo cellulare. Qui una volta nell’applicazione devi cliccare su “Sign Up” che si trova in basso a sinistra appena sotto il campo di “Join a meeting”. Qui come visto in precedenza dovrai invitare i partecipanti e condividere l’ID ricevuto con tutti.

2020-03-10

Come usare Zoom se si è uno studente o un docente

Con Zoom è possibile fare videoconferenze di ogni tipo. Ad esempio un docente può realizzare un meeting video con i propri studenti oppure condividere il proprio schermo utilizzando la lavagna interattiva.
Una volta avviato il meeting e invitato tutti i partecipanti hai a disposizione diversi strumenti che puoi sfruttare. Usare Zoom sarà un gioco da ragazzi. Per avere il controllo del volume ti basta cliccare in basso a sinistra per attivarlo o silenziarlo, stessa cosa accade per la webcam.

Hai a disposizione la chat con cui chattare con gli invitati e una cosa molto interessante è la condivisione dello schermo. Una volta avviata la condivisione è possibile utilizzare strumenti e annotazioni sullo schermo. Ad esempio puoi scrivere del testo e cambiarne il carattere e i colori oppure puoi utilizzare delle frecce per indicare i punti sullo schermo.
I partecipanti al meeting possono condividere una vera e propria lavagna interattiva dove inserire annotazioni. Cliccando su “Share screen” al centro della finestra selezionare la voce “Whiteboard” per poterla condividere nello schermo.

Questo strumento permette di scrivere, disegnare, evidenziare parti del testo, modificare e cancellare tutte le annotazioni scritte sullo schermo. Nell’angolo in basso a destra è possibile creare nuove pagine e passare da una pagina all’altra.
Se è stata attivata la condivisione simultanea dello schermo, più partecipanti potranno condividere una lavagna contemporaneamente ed interagire con la Whiteboard. Cliccando sul pulsante salva posta sul lato destro della lavagna è possibile memorizzare e rivedere in qualsiasi momento la presentazione.

Per concludere il meeting ti basta cliccare su “Edit Meeting” in basso a destra e dopo pochi secondi verrai disconnesso.