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Come organizzare una Festa o un Evento perfetto: 5 cose fondamentali

organizzazione feste

Hai una ricorrenza da festeggiare o vuoi organizzare un indimenticabile evento?

In questi casi la parola d’ordine è “organizzazione”: una perfetta pianificazione del tuo evento ti consentirà una maggiore garanzia di successo e – quando si tratta di feste – significa offrire ai propri invitati un evento che non dimenticheranno, sia in termini di divertimento che di qualità.

Ma quali sono i passi imprescindibili per mettere in piedi una festa perfetta?

#1 – LA LOCATION


Per prima cosa è necessario scegliere la location: fai una stima del numero di invitati e della tipologia di evento per capire immediatamente su cosa orientarti. Le feste in casa sono sempre molto belle e intime, è quindi da preferirsi se i tuoi invitati sono cari amici o un numero ristretto di persone.

La festa in casa implica che tu faccia da “padrone/padrona” di casa, pertanto dovrai necessariamente dialogare con tutti i presenti, essere molto ospitale… e mettere in conto eventuali piccoli “danni” che potrebbero andare dalla macchia sul tappeto al bicchiere rotto.

Se la tua festa prevede la presenza di molti ospiti e/o vuoi abbinare al riunirvi anche ulteriori occasioni di divertimento (es. musica per ballare), allora la scelta di un locale è sicuramente la strada più consona. Stesso discorso se si tratta di una cena, prenotare un tavolo nel tuo ristorante preferito, risulterà essere la scelta più idonea e meno “stressante” dal momento che non dovrai… cucinare tu!

#2 – LA DATA


Se si tratta di un compleanno o di una ricorrenza speciale, è giusto festeggiarla il giorno esatto. Diversamente è preferibile optare per il weekend, quando il giorno dopo non si lavora e/o non si va a scuola. Questo permetterà agli invitati di godersi l’evento con più tranquillità ed, eventualmente, fino a tardi.

Cerca di comunicare per tempo la data del tuo evento affinché le persone coinvolte possano organizzarsi: una festa senza invitati… non è una vera festa!

#3 – LA TIPOLOGIA


La tua sarà una festa informale in casa? Oppure affitterai un locale per una festa a tema? Hai fissato un dress-code? Pizza o cena/pranzo completo?

Assicurati di essere chiara/o con i tuoi invitati soprattutto se la tua festa avrà un tema: questo permetterà agli ospiti di entrare nel mood del party acquistando abiti adatti e/o in ogni caso facendosi trovare pronti. Se hai deciso di festeggiare, per esempio, il tuo compleanno in pizzeria, fai arrivare il messaggio che si pagherà “alla romana” (il conto totale diviso per il numero dei partecipanti) oppure che sarai tu ad offrire a tutti…

#4 – GLI INVITATI


Come abbiamo detto: che festa è senza invitati? Se opterai per una reunion tra amici, la scelta delle persone a cui comunicare data e luogo, sarà semplice. Diversamente prendi carta e penna e annota l’elenco degli invitati. Non escludere mai “apertamente” qualcuno: è una caduta di stile che non dovresti fare, sì superiore ed estendi l’invito anche a chi non se lo aspetta. Potrebbe essere l’occasione giusta per ristabilire e risanare i rapporti.

#5 – UN AIUTO ESTERNO


Sei sicura/o che riuscirai ad organizzare da sola/o ogni aspetto della tua festa? Se si tratta di un piccolo evento o di una cena informale, è molto probabile che tu non abbia bisogno di un aiuto esterno, diversamente ti conviene affidarti a società che si occupano di organizzazione di eventi.

Potrebbe essere utile entrare in contatto con i PR delle discoteche, qualora tu abbia optato per questa tipologia di location.

Ma se per esempio il tuo sarà un grande Party a Milano, o una Festa Aziendale a Roma, un Ballo in maschera a Napoli, avrai sicuramente bisogno di una Società che ti segua passo passo dalla ricerca della location, agli allestimenti, all’eventuale personale extra (hostess, camerieri, DJ)…

Ovviamente ai vertici di questi 5 passaggi c’è la definizione del budget: con una festa in casa è facile prevedere la spesa, diversamente il consiglio che ti diamo è chiedere più preventivi ed optare per quello che si avvicina non solo al tuo “tetto di spesa” ma anche alla qualità del servizio che ricerchi.